hrstrategist’s blog

組織人事ストラテジストのつぶやき、業務連絡など。。

良い会議、悪い会議(2)

 こんにちは、組織人事ストラテジスト 新井 規夫です。

 東京地方は、厳しい残暑が過ぎ、だいぶ過ごしやすくなってきました。暑さが苦手な私にとっては、年に一度の苦行が終わった気分です。夏の間だけでも「避暑地に移住」なんて、憧れる生活ですね。リモートワーク(在宅勤務)がもっと普通になれば、十分可能ではないかと思うのですが。

 さて、先日のエントリで、「良い会議、悪い会議」についてのエントリを書きましたが、今回はその続きです。

良い会議、悪い会議(1) - hrstrategist’s blog

 上記のエントリの最後に、「「悪い会議」に該当するような経験は少なからず思い当たるところがあるのではないでしょうか?」というコメントをしましたが、私自身が経験した、忘れることのできない、「最悪の会議」がありました。

■「最悪の会議」とは

 数年前、あるプロジェクトをお手伝いしていた某社の事例です。プロジェクトは順調に進捗していたのですが、最終のフェーズで、先方の担当者が人事異動により交代しました。新しく担当になった人はこれまでの経緯などを前任者から聞いていないようなので、こちらでこれまでの経緯を説明しつつ、次回のミーティングまでに双方で「やるべきタスク」についても説明を行いました。その場で先方からは特に異論、意見等もなく、我々としては「やるべきタスク」について合意されたと認識していました。

 ところが、次のミーティングで驚愕の事実が判明しました。なんと、前回の会議で話し合った内容を、先方が全く覚えていないのです(「えっ、そんな話ありましたっけ?」)。結局、前回、今回と2回分のミーティングの機会が全く時間の無駄になり、プロジェクト自体も、結局自然消滅となってしまったようです。

 この時の虚脱感は今でも鮮明に覚えています。。

■「情報伝達の会議」について
 前回のエントリにおいて、良い会議の目的を以下のように(あえて)定義しました。

「「良い会議」において、会議の目的は「物事を決める」「アイデアを出しあう(ブレスト)」のいずれかです。」

 これに対し、多くの典型的な会議は、上記いずれでもなく(それが明示されていなくても暗黙的に)「情報伝達・共有」を目的としています。部署毎の「定例会議」などは典型でしょう。

 この手の会議について私は否定的です。単に(一方的に)情報を伝えるだけなら、別に大人数で集まる必要などなく、eメールやSlackのようなチャットツールを使えば済む話ではないですか。

 また、「決める」「ブレスト」会議に、ROM参加する(発言をせず、ただその場にいて聞いているだけ)をするのも時間の無駄です。誰かが議事録をきちんと作り、時間を置かずにそれをシェアすれば、情報伝達・共有として十分です。

■「リアルなコミュニケーション」のメリット
 とはいえ、私は人と会い、話し合うのを否定している訳ではありません。 リアルタイムで時間を共有し、会議等を行うメリットは、「双方向のコミュニケーション」です。

 一方的な「講義」であれば、好きな時に映像を見れば済みます。一方で、その場で質問等のやり取りが出来るのが、直接会うのであれ、電話や映像等リモート会議をするのであれ、リアルタイムで会議を実施する価値なのです。

 なので、「定例会議」と呼ばれるものであっても、上司と部下の一対一のミーティングでも、参加者の一人ひとりがが持っている課題・悩みに対して議論をする機会とする(「決める」「ブレスト」に該当しますね)のであれば、むしろどんどん行うべきです。

ファシリテーター的役割の重要性
 「良い会議」を行うために重要なのは「ファシリテーター」的な役割です。

ファシリテーターの意味、役割については、例えば以下を参照頂ければと思います。

ファシリテーター - Wikipedia

ファシリテーター(ふぁしりてーたー)とは - コトバンク

 ここで私が言う「ファシリテーター(的)」とは、「常に意見を述べず、意思決定しない」「常に中立である」といった厳密な定義でなく、議論の最中に(できるだけ)中立的な立場で意見の交通整理や議題の優先順位付けを行う役割を指しています。この役割は、必ずしも役職上の上位者である必要はありません(外部のコンサルタント等がこの役割を行う場合もあります)。

 ファシリテーターは、例えば会議の中で議論がずれたり、発言者の話が長くなりすぎたら、たとえそれが自身の上司であっても制止し、議論の方向性を戻します。そのような役割の人がいることで、議論は活性化し、質の高いアウトプットを生み出すことが可能になります。

※「ブレスト」会議においては、ファシリテーターの言う事に従わない人(上司?)は、議論の活性化を阻害するので参加させるべきでありません。

 もし、「うちの会社の会議ではいつも議論が迷走するし、話がくどい人もいるし、そんな状態で延々と意味のない議論がエンドレスで続くのだけど、結局結論が出なくて次回持ち越しになるんだよな」、という方がいらっしゃれば、「会議の目的・ゴールを定める」「参加者を最小限にする」と共に、ファシリテーターの役割をする人を決めておくというのも良い方法かもしれませんね。

 まだ話は続く(かも?)。